Perlindungan Data & Privasi

Peran Penyelenggara Event dan EvFlow

Dalam penggunaan EvFlow, Penyelenggara Event merupakan pihak yang menentukan tujuan, kebutuhan, dan penggunaan data yang dikumpulkan dalam event yang dikelolanya.

PT AlfaLimaFanta Digital Works melalui EvFlow menyediakan sistem untuk membantu Penyelenggara Event memproses data tersebut.

Sepanjang pemrosesan dilakukan berdasarkan kebutuhan dan instruksi Penyelenggara Event, PT AlfaLimaFanta Digital Works bertindak sebagai penyedia layanan dan pemroses data melalui platform EvFlow.

EvFlow tidak menentukan sendiri penggunaan data pengguna di luar kebutuhan penyelenggaraan event dan penyediaan layanan platform.

Data yang diproses melalui EvFlow tidak digunakan oleh PT AlfaLimaFanta Digital Works untuk penjualan data, profiling komersial, atau kepentingan lain yang tidak berhubungan dengan penyelenggaraan event dan layanan EvFlow.

Data yang Dapat Diproses

Jenis data yang diproses bergantung pada kebutuhan dan konfigurasi masing-masing event.

Data tersebut dapat mencakup antara lain:

• nama;
• data identitas;
• foto;
• tempat dan tanggal lahir;
• jenis kelamin;
• informasi kontak;
• alamat;
• organisasi, tim, kontingen, atau kelompok peserta;
• kategori, kelas, cabang, atau jenis kegiatan;
• dokumen persyaratan;
• status pendaftaran dan verifikasi;
• nomor peserta, tiket, kartu, atau identitas event;
• data transaksi apabila event menggunakan fitur transaksi;
• data aktivitas atau operasional event;
• informasi lain yang secara sah diperlukan oleh Penyelenggara Event.

Tujuan Pemrosesan Data

EvFlow menerapkan prinsip bahwa data diproses sesuai kebutuhan fungsi dan tujuan event.

Data dapat diproses melalui EvFlow untuk kebutuhan seperti:

• registrasi dan administrasi peserta;
• verifikasi data;
• pengelolaan peserta, kontingen, tim, atau organisasi;
• penerbitan tiket, kartu, QR code, atau identitas event;
• check-in dan akses event;
• pengelolaan pertandingan atau kegiatan;
• komunikasi terkait event;
• pembayaran dan rekonsiliasi apabila fitur tersebut digunakan;
• administrasi dan pelaporan;
• keamanan serta audit aktivitas sistem;
• pelaksanaan kewajiban hukum yang berlaku.

Pembatasan Akses

EvFlow menerapkan pembatasan akses berdasarkan akun, organisasi, event, dan kewenangan pengguna.

Pengguna hanya dapat mengakses informasi yang sesuai dengan fungsi dan hak akses yang diberikan kepadanya.

Pembatasan tersebut dapat mencakup:

• akses berdasarkan organisasi;
• akses berdasarkan event;
• akses berdasarkan kontingen, tim, unit, atau tenant;
• akses berdasarkan peran pengguna;
• pembatasan terhadap dokumen atau informasi sensitif;
• pembatasan fungsi melihat, menambah, mengubah, menyetujui, atau menghapus data.

Mengetahui alamat halaman, nomor peserta, atau identitas tertentu tidak dengan sendirinya memberikan hak akses terhadap data.

Perlindungan dan Keamanan Data

PT AlfaLimaFanta Digital Works menerapkan langkah teknis dan operasional yang wajar untuk membantu menjaga data yang diproses melalui EvFlow.

Langkah tersebut dapat mencakup:

• autentikasi pengguna;
• pembatasan akses berbasis peran;
• isolasi data berdasarkan organisasi dan event;
• pengamanan sesi pengguna;
• pembatasan akses terhadap database dan infrastruktur;
• perlindungan dokumen dan media;
• pencatatan aktivitas sistem apabila diperlukan;
• backup dan mekanisme pemulihan;
• pengelolaan konfigurasi dan kredensial;
• pemantauan serta perbaikan keamanan secara berkala.

Tidak ada sistem elektronik yang dapat menjamin risiko keamanan sebesar nol. Namun PT AlfaLimaFanta Digital Works berkomitmen menerapkan perlindungan yang wajar dan proporsional terhadap karakteristik serta risiko data yang diproses.

Kerahasiaan dan Larangan Penjualan Data

PT AlfaLimaFanta Digital Works tidak menjual, memperdagangkan, atau menyewakan data pribadi pengguna EvFlow kepada pihak lain.

Data hanya dapat diakses, digunakan, atau diberikan kepada pihak lain apabila:

1. diperlukan untuk menyediakan layanan EvFlow;
2. diperlukan untuk penyelenggaraan event;
3. dilakukan berdasarkan instruksi atau kewenangan Penyelenggara Event;
4. diperlukan oleh penyedia infrastruktur atau layanan pendukung dengan kewajiban perlindungan yang sesuai; atau
5. diwajibkan berdasarkan ketentuan hukum yang berlaku.

Kepemilikan dan Penggunaan Data

Data yang dimasukkan ke EvFlow oleh Penyelenggara Event atau pengguna yang berwenang tetap merupakan data yang digunakan dalam kepentingan event terkait.

PT AlfaLimaFanta Digital Works tidak menganggap data tersebut sebagai aset yang bebas digunakan untuk kepentingan sendiri.

Penyimpanan dan Penghapusan Data

Data disimpan sepanjang masih diperlukan untuk:

• penyelenggaraan event;
• administrasi;
• penyelesaian transaksi;
• audit;
• penyelesaian sengketa;
• pemenuhan kewajiban hukum;
• atau sesuai ketentuan kerja sama dengan Penyelenggara Event.

Setelah data tidak lagi diperlukan, data dapat dihapus, dimusnahkan, dianonimkan, atau diarsipkan sesuai kebijakan yang berlaku, perjanjian layanan, serta ketentuan hukum.

PT AlfaLimaFanta Digital Works tidak bermaksud menyimpan data tanpa batas waktu apabila sudah tidak terdapat kebutuhan pemrosesan yang sah.

Data Anak

Apabila suatu event memproses data peserta anak, Penyelenggara Event bertanggung jawab memastikan bahwa pengumpulan dan pemrosesan data telah memenuhi persyaratan yang berlaku, termasuk persetujuan orang tua atau wali apabila diperlukan.

EvFlow menyediakan sarana teknologi untuk membantu pengelolaan data tersebut sesuai kebutuhan Penyelenggara Event.

Hak Pemilik Data

Sesuai ketentuan yang berlaku, pemilik data dapat memiliki hak untuk meminta:

• informasi mengenai pemrosesan data;
• akses terhadap data tertentu;
• koreksi atau pembaruan data;
• penghentian atau pembatasan pemrosesan dalam kondisi tertentu;
• penghapusan atau pemusnahan data apabila persyaratannya terpenuhi.

Permintaan terkait data dalam suatu event pada prinsipnya dapat disampaikan terlebih dahulu kepada Penyelenggara Event yang bersangkutan.

PT AlfaLimaFanta Digital Works akan memberikan dukungan teknis yang diperlukan sesuai kewenangan dan tanggung jawabnya sebagai penyedia platform.

Insiden Keamanan

Apabila terjadi dugaan atau insiden keamanan yang memengaruhi data dalam EvFlow, PT AlfaLimaFanta Digital Works akan melakukan langkah yang diperlukan untuk:

• mengidentifikasi insiden;
• membatasi dampak;
• mengamankan sistem;
• melakukan investigasi;
• melakukan pemulihan;
• serta melakukan pemberitahuan apabila diwajibkan oleh ketentuan yang berlaku.

Tanggung Jawab Penyelenggara Event

Penyelenggara Event bertanggung jawab memastikan bahwa:

• data yang dikumpulkan memiliki tujuan yang jelas dan sah;
• data diperoleh dengan cara yang sesuai;
• data yang diminta memang diperlukan;
• pengguna yang diberi akses merupakan pihak yang berwenang;
• hak akses dicabut apabila sudah tidak diperlukan;
• penggunaan data tidak menyimpang dari tujuan event;
• persetujuan yang diperlukan telah diperoleh;
• pengguna internal menjaga kerahasiaan data yang dapat mereka akses.

Penyedia Layanan Pendukung

EvFlow dapat menggunakan penyedia infrastruktur atau layanan teknis tertentu, seperti:

• hosting dan server;
• penyimpanan;
• email;
• layanan komunikasi;
• payment gateway;
• layanan keamanan;
• layanan teknis lain yang diperlukan.

Penggunaan penyedia layanan tersebut dibatasi pada fungsi yang diperlukan untuk menjalankan EvFlow.

Perubahan Kebijakan

PT AlfaLimaFanta Digital Works dapat memperbarui Pernyataan Perlindungan Data & Privasi ini apabila terdapat perubahan layanan, teknologi, kebutuhan keamanan, atau ketentuan hukum.

Komitmen EvFlow

Prinsip perlindungan data EvFlow adalah:

• Gunakan seperlunya.
• Lindungi selama diproses.
• Batasi aksesnya.
• Jangan memperjualbelikannya.
• Hapus ketika tidak lagi diperlukan.

PT AlfaLimaFanta Digital Works akan terus melakukan penyempurnaan terhadap mekanisme keamanan, akses, dan pengelolaan data EvFlow seiring perkembangan layanan.

Kontak

Pertanyaan atau permintaan terkait perlindungan data dapat disampaikan kepada Penyelenggara Event yang bersangkutan, atau kepada EvFlow melalui halaman Kontak EvFlow.

EvFlow — Event Operations Platform
PT AlfaLimaFanta Digital Works